Der Titel der CD-ROM-Ausgabe täuscht zunächst, denn es handelt sich
bei der Software nicht um die von anderen mit der Erweiterung Plus
benannten Produkten bekannte aus demselben Verlag, sondern um Folio
Bound Views, das in IFB bereits in Zusammenhang mit zwei anderen
CD-ROMs vorgestellt wurde.[2]
Inhalt und Datenbankaufbau. Nach der (Voll-)Installation stehen
verschiedene icons zum direkten Aufruf unterschiedlicher infobases zur
Verfügung: 1. Yearbook plus - die englische Vollversion des
Organisationenteils; 2. Annuaire plus - die entsprechende französische
Vollversion;[3] 3. Multi - ein Eingangsbildschirm mit den zur Auswahl
stehenden Sprachversionen des Organisationenteils, die von hier aus
aufgerufen werden können;[4] 4. Bibliography für den direkten Zugang zum
Inhalt des oben vorgestellten vierten Teilbandes des YIO; 5. Biography
bietet etwa 13.124 Biographien leitender Persönlichkeiten
internationaler Organisationen aus der 2. Ausg. 1995 des Who's who in
international organizations;[5] 6. hinter Yearbook plus notes verbergen
sich die als Beigaben der Bände bekannten umfangreichen Informationen.
Allein in dieser Aufzählung wurden bereits 15 infobases genannt, die
auf der CD-ROM angeboten werden, daneben gibt es noch fünf weitere:
für die für den Druck formatierten Anschriften, für die DOS-Version,
mit Copyright-Informationen, mit einem Antwortformular für
Verbesserungsvorschläge und schließlich den Thesaurus, der die
Synonymensuche (s.u.) ermöglicht.[6]
Neben dem Aufruf über die genannten icons können die infobases auch im
Programm selbst über das Menü aufgerufen oder bei Aktivierung eines
Hyperlinks (s.u.) geöffnet werden. Der Wechsel zwischen den geöffneten
infobases ist über Windows-Fenstertechnik möglich. Daß bei dieser
Vielzahl an Angeboten ein ungeübter Benutzer überfordert wird, kann
man sich leicht vorstellen.
Die für die Recherche in erster Linie relevanten infobases lassen sich
drei Gruppen zuordnen: 1. Organisationen; 2. Bibliographie; 3.
Biographie.
Bevor auf diese im einzelnen eingegangen werden soll, werden zunächst
die allgemein verfügbaren Such- und Ausgabemöglichkeiten genannt. Für
die Recherche in den infobases stehen jeweils zumindest zwei
Möglichkeiten zur Verfügung: zum einen das Anfragefenster
(Expertenmodus) für die Volltext-, feldbezogene, auf bestimmte
Segmente begrenzte oder auch datenbankübergreifende[7] Suche, die in
einem freien Eingabefeld selbst zu formulieren ist, und zum anderen
das Suchfenster mit einer bedienerfreundlichen Maske mit
vordefinierten Eingabezeilen. Mit Hilfe von Booleschen Operatoren,
Kontextoperatoren und Phrasensuche kann eine Anfrage eingeschränkt
werden. Wortstammsuche, Trunkierung und Synonymensuche[8] erleichtern
die Recherche. In den Suchmasken ist jeweils ein Indexfeld enthalten,
in dem der in der Recherche gerade angesprochene Index aufgeblättert
ist. Auf diese Weise hat man immer auch das Umfeld des Suchbegriffes
im Blick.
Die Anzeige der Ergebnismenge erfolgt zeitgleich mit der
Recherchebearbeitung und macht auf graphische Weise die Suchstrategie
transparent. Ein Rückgriff auf frühere Anfragen ist nur über das Menü
möglich, zu beachten ist dabei, daß es sich lediglich um eine
temporäre Liste der zuletzt in der aktiven infobase ausgeführten
Schritte (ohne Ergebnisanzeige) handelt, ohne daß frühere Anfragen für
eine weitere neue Sucheinschränkung verwendet werden könnten. Wenn man
über die absolute Trefferzahl hinaus einen genaueren Überblick über
die Art der Treffer erhalten möchte, empfiehlt es sich entweder
voreinzustellen, daß nach einer Suche zunächst das Inhaltsverzeichnis
geöffnet wird oder über den Button auf der Einstiegsseite einer
infobase die Teilung des Bildschirms einzustellen, so daß zugleich
Inhaltsverzeichnis und infobase angezeigt werden. Das
Inhaltsverzeichnis stellt die Struktur der jeweiligen infobase dar[9]
und nach einer Anfrage auch die in den unterschiedlichen Abschnitten
erreichte Treffermenge.[10]
Export und Druck der Daten ist problemlos
möglich, jedoch ist dabei zu beachten, daß in einem Schritt höchstens
25 records ausgegeben werden dürfen. Ein record entspricht dabei einem
Organisationen-, biographischen bzw. bibliographischen Datensatz. Für
den Ausdruck von Anschriften gibt es eine spezielle Möglichkeit in der
englischen Organisationen-infobase (s.u.). Durch Markieren von
Einträgen, Hervorheben durch andere Darstellungsformen, Einfügen von
Lesezeichen und Anfügen von Notizen kann die CD-ROM den persönlichen
Bedürfnissen angepaßt und erweitert werden. Eine dauerhafte Änderung
nach den eigenen Wünschen erreicht man, indem man für die Benutzung
der infobase eine Schattendatei erstellt. Diese Funktion soll hier nur
der Vollständigkeit halber angeführt, aber nicht näher erläutert
werden, da sie für die Benutzung in Bibliotheken wohl keine Rolle
spielt.
Unterstützung bei der Benutzung der CD-ROM wird v.a. durch das
Handbuch geboten, das alle wesentlichen Funktionen verständlich
erläutert und auch Listen mit den in den infobases vorhandenen
Suchfeldern enthält. Die Online-Hilfe ist größtenteils
produktunspezifisch und nicht kontextsensitiv. Lediglich Yearbook plus
- quick reference bietet spezifische Informationen zur vorliegenden
CD-ROM; es handelt sich dabei um Beschreibungen der Suchfelder.
Nun zu den infobases im einzelnen:
1. Organisationen: Die Organisationen werden im Gegensatz zur
Printversion zunächst nach den aus früheren Ausg. bekannten 15 Gruppen
(Organisationenarten) und innerhalb im Namenalphabet angeordnet. Dabei
ist mit Ausnahme von Gruppe N. Nationale Organisationen jedem
Abschnitt eine kurze Einleitung zum Inhalt vorangestellt. Die
Darstellung der Informationen ist sehr übersichtlich gestaltet.
Hyperlinks wurden sowohl innerhalb der infobase als auch als
Verknüpfung zu anderen infobases verwendet. So sind hier die
Vollinformationen zu weiteren, innerhalb von Einträgen genannten und
ebenfalls im YIO verzeichneten Organisationen leicht über einen Link
zu erreichen.[11] Daneben sind auch Personeninformationen, die in der
Biographien-infobase enthalten sind, von den Organisationen aus über
Links erreichbar. Eine weitere Besonderheit sind Fenster mit
Adreßinformationen zu den Sekretariaten in den Mitgliedsländern, die
sich beim Anklicken des Mitgliedslandes öffnen.
Die Suchfelder - sie stehen in Form der Eingabezeilen der Suchmaske
oder im Anfragefenster als Einschränkungsmöglichkeit zur Verfügung
- für die Organisationen umfassen: Namen, Adressen, Geschichte, Ziele,
Struktur der Organisation, Mitarbeiterstab, Beziehungen zu staatlichen
und nicht-staatlichen Einrichtungen, Aktivitäten, Veranstaltungen,
Finanzen, Status, Mitglieder/-sländer, Geschäftssprachen,
Publikationen, Gründungsjahr, Organisationsart, Informationsstand und
Identifikationsnummer. Darüber hinaus kann im Expertenmodus die Suche
weiter nach geographischem oder Sachbezug entsprechend den Einträgen
in den Indexbänden 2 und 3 des YIO eingeschränkt oder auch der level
(Buch; Organisationsart oder Organisation) bestimmt werden. Neben den
in den Suchfenstern gebotenen Möglichkeiten wird auf der Eingangsseite
der englischen infobase angeboten, die Suche nach sachlichem,
geographischem Aspekt oder spezieller Form der Organisation
einzugrenzen. Für den Druck von Anschriften wurde neu in dieser
Ausgabe eine eigene Option eingerichtet. Nach Durchführen einer Suche,
kann von der Eingangsseite aus durch einfachen Doppelklick auf einen
Button der Prozeß gestartet werden.
2. Bibliographie: Diese infobase bietet die Daten aus dem neu
herausgegebenen vierten Teilband des YIO. Die Titel werden wie in der
Druckausgabe in den oben beschriebenen drei Teilen angeordnet;
lediglich die Anlage des Abschnitts C weicht hier etwas ab, was für
die elektronische Ausgabe jedoch weitgehend unerheblich ist. Wie oben
bereits beschrieben, wurde auch bei den Publikationen
Hyperlink-Technik eingesetzt, so daß von Abschnitt A aus die
Informationen zu den in der Organisationen-Infobase verzeichneten
Urheber aufgerufen werden können.
Suchbar sind alle Teile der Titelaufnahme: Autor, Titel,
Erscheinungsjahr, Verlag und Ausgabebezeichnung, "Details" wie ISSN,
Bandaufführung etc. und Bemerkungen. Im Expertenmodus ist die
Recherche über den level auf einen der drei Hauptteile und im Teil C
durch die Sachgliederung begrenzbar.
3. Biographie: Diese infobase besteht aus den Daten des Who's who in
international organisations, weshalb für den Inhalt auf die o.g.
Rezension verwiesen wird. Die Angaben eines Eintrages entsprechen im
Optimalfall den im folgenden genannten Suchfeldern: Name, Titel einer
Person, Adresse, Stellung in der im YIO verzeichneten und in anderen
Organisation, akademische Ausbildung, Laufbahn, Ehrungen,
Veröffentlichungen, Teilnahme an Tagungen, Tätigkeitsfelder,
persönliche Informationen, Hobbies und Identifikationsnummer. Über
Links können die Informationen zu den Organisationen aufgerufen
werden.
Ein Vergleich der CD-ROM-Ausgabe mit der Printversion ergibt, wie
nicht anders zu erwarten, bei den Recherchemöglichkeiten eine
deutliche Überlegenheit der ersteren gegenüber der letzteren, und das
trotz deren Register. Auch bei der Zusammenstellung von Adressen aus
einer Region bzw. zu einem Thema und der Weiterverarbeitung mit Hilfe
von Downloading und Druck übertreffen die Möglichkeiten der
CD-ROM-Ausgabe die des rein linearen Einstiegs der Print-Version. Was
die Bedienung der leistungsfähigen Software betrifft, so ist
allerdings insbesondere im Hinblick auf ungeübte Bibliotheksbenutzer
mit beträchtlichem Betreuungsaufwand zu rechnen. Bei einer
Entscheidung zwischen Print- und CD-ROM-Ausgabe ist auch zu prüfen,
welche Fragen primär an das YIO gerichtet werden, denn zur reinen
Ermittlung von Adressen bei bekannten Organisationen genügt Teilbd. 1
der Druckausgabe völlig. Unter diesem Aspekt ist auch der
Kostenaufwand abzuwägen. Zwar ist das Yearbook plus ... gegenüber dem
Einzelkauf aller Druckausgaben (YIO und Who's who in international
organizations) preisgünstiger, doch bei lediglicher Nutzung
vereinzelter Bände relativiert sich dies schnell.
Saskia Hedrich
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