Die Vademecum-CD-ROM enthält die gegenüber der gedruckten Ausgabe bis Dezember 1992 fortgeschriebenen bzw. bereinigten Daten zu über 12.300 Institutionen und 54.000 Personen der Forschung der alten und neuen Bundesländer. Mit Ausnahme der Volltextdatenfelder (Ausstattung, Forschungsprojekte, Leistungsangebote, Arbeitsgebiete) ist der Datenbestand deutsch- und englischsprachig erfaßt. Entsprechend zweisprachig ist auch die Benutzeroberfläche (CD-Answer von Dataware Technologies); für die Suche stehen ein Institutionenprofil (resp. eine Suchmaske) mit 27 Feldern und ein Personenprofil mit 14 Feldern zur Verfügung, wobei Vademecum-Nr., Vademecum-Klassifikation und EURO-Klassifikation als verbindende Elemente fungieren. Über die sog. Querverweissuche mit einem dieser drei Elemente kann der Benutzer aus dem Institutionenprofil heraus in das Personenprofil wechseln, um dort die entsprechenden personenbezogenen Daten (z.B. Anschrift, Arbeitsgebiete) abzurufen. Für den Maskenwechsel würde man sich ein offensichtlicheres Menüangebot (F9 Parameter/Suchformat/Leertaste) wünschen. Bei der Suche werden Groß- und Kleinschreibung akzeptiert; als Suchoperatoren stehen neben UND, ODER, NICHT, ALLE und KEINE bei allen Feldern mit Index auch Bereichs- und Kontextoperatoren (NAHE, NEBEN) sowie der phonetische Suchoperator WIE (z.B.: WIE MAYR findet auch Meier, Maier, Meyer, Mayer etc.) zur Verfügung. Für die Verknüpfung mehrerer Suchbegriffe innerhalb eines Feldes ist ODER (!) voreingestellt; sollen mehrere Suchbegriffe in unterschiedlichen Feldern verknüpft werden, ist UND voreingestellt; die Umstellung auf einen anderen Operator ist eher umständlich. Werden Anfragen in Anführungszeichen gesetzt, erfolgt die Suche nicht im Wort-, sondern im Feldindex. Suchbegriffe können rechts- und links fest und variabel, innerhalb eines Wortes nur fest maskiert werden. Einzelne Suchanfragen können abgespeichert und bei übereinstimmenden Suchfeldern auch in beiden Suchprofilen geladen werden; mit Hilfe einer variablen Fenstertechnik können zwei Anfragen parallel verfolgt werden; der Aufbau einer Suchtabelle, die auch die Verknüpfung mehrerer Suchschritte über die Tabellennummer erlauben würde, ist nicht möglich.
Für alle Suchfelder ist ein Wort- und/oder Feldindex angelegt; beim
Blättern in diesen Registern fällt die unnötig hohe Anzahl von
fehlerhaften Erfassungen und uneinheitlichen Ansetzungen z.B. von
Körperschaften auf, die im Hinblick auf eindeutige und vollständige
Suchergebnisse in der nächsten Ausgabe bereinigt werden sollten.[3]
Für die in mehrfacher Hinsicht komfortabel gelöste Ausgabe stehen je
Suchprofil sechs Anzeigeformate zur Verfügung: drei Listenformate, ein
Kurz- und ein Vollformat sowie ein Datenbankformat mit vollständigen
Feldbezeichnungen; zwischen den Formaten kann einfach durch Bedienung
der Leertaste gewechselt werden; auch die Einstellung individueller
Formate erlaubt das Programm. Unter dem Gesichtspunkt, daß das VDLF
gerade für die Ermittlung von Anschriften herangezogen wird, sind die
für den Druck angebotenen Etikettenformate (8- und 11-zeilig, 1- oder
2-bahnig) hervorzuheben.[4] Für den Datenexport kann der Anwender wählen
zwischen folgenden Ausgabetypen: Formatierter Text, WordStar-Datei,
ASCII-Format, Komma begrenzt, Strichpunkt begrenzt, dBase III, Lotus,
DIF und feste Feldlänge. Suchergebnisse können alphabetisch und
numerisch aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Mit der
Funktion Text ausschneiden werden Textpassagen bis zu einer halben
Bildschirmseite markiert und in eine Ablagedatei exportiert. Alle
während der Anwendung durchgeführten Einstellungen werden beim
Verlassen des Programms abgespeichert, temporäre Dateien werden
gelöscht.
Die Installation der CD-ROM ist unproblematisch; allerdings ist
hierbei eine Softwareanpassung zu aktivieren, auf die im Handbuch
nicht hingewiesen wird[5]. Das übersichtlich gegliederte, im allgemeinen
verständlich geschriebene und mit Übungsbeispielen versehene Handbuch
sollte vor der Anwendung studiert werden, um alle Vorteile der
CD-ROM-Ausgabe auch auszunutzen; denn - wie bei den meisten
CD-ROM-Oberflächen - erklärt sich das "endnutzerorientierte" Menü
trotz integrierter Hilfstexte doch nicht immer von selbst. Zur
Verständlichkeit würde der Abdruck einschlägiger Bildschirmseiten
(resp. Menüschritte) im Handbuch beitragen. Vademecum- und
Euro-Klassifikation sind als unverzichtbare Arbeitshilfen im Handbuch
ebenso abgedruckt wie eine hilfreiche, ausfaltbare Übersicht über die
Tastenbelegungen.
Auf die allgemeinen Vorteile, die elektronische Angebotsformen von
Informationsmitteln gegenüber ihren parallelen konventionellen
Ausgaben bieten, muß hier nicht hingewiesen werden; sie gelten auch
für die Vademecum-CD-ROM, darunter insbesondere die größere Anzahl der
Suchelemente, deren Trunkierung und freie Verknüpfbarkeit. Gegenüber
der im Drei-Jahresrhythmus erscheinenden gedruckten Ausgabe liegen die
spezifischen Vorteile der CD-ROM-Version vor allem bei den jährlichen
Updates und den vielfältigen Ausgabemöglichkeiten; nimmt man letztere
regelmäßig und in größerem Umfang in Anspruch (z.B. Selektion von
Projekten, Personen oder Institutionen zu bestimmten
Forschungsgebieten, Ausdruck entsprechender Listen oder
Adreßetiketten), ist der Bezug der CD-ROM-Ausgabe zu empfehlen. Die
einfache und schnelle Beantwortung vieler in Bibliotheken traditionell
an das VDFL gerichteter Auskunftsfragen erlauben aber auch die Orts-,
Personen- und Stichwortregister der preiswerteren Printausgabe. Neben
Print- und CD-ROM-Version wäre auch für Bibliotheken (z.B. für die nur
gelegentliche Selektion einer größeren Anzahl von Datensätzen) die
Fortführung der bei STN aufliegenden Online-Version wünschenswert,
zumal die ebenfalls von STN angebotene Datenbank INFOR weder im
Hinblick auf den Datenbestand noch hinsichtlich ihrer Aktualität die
VADEMECUM-Datenbank ersetzen kann.[6] Bernward Hoffmann
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